Steg-för-steg guide till att arrangera sommarens bästa event
Posted onAtt arrangera ett oförglömligt sommarevent kräver noggrann planering och förberedelse. Med Aktivitetshyra vid din sida kan du skapa ett minnesvärt evenemang som dina gäster kommer att prata om länge.
Steg för steg guide
Följ denna steg-för-steg guide för att säkerställa att ditt sommarevent blir en succé!
Steg 1: Bestäm typ av event och gäster
- Identifiera vilken typ av event du vill arrangera – Är det en familjefest, ett företagsevent, en festival, eller kanske ett bröllop?
- Definiera dina gäster – Vuxna, barn, familjer eller en blandning av alla?
Steg 2: Välj en passande plats
- Utomhus vs. inomhus: Sommaren inbjuder till utomhusevent, så välj en plats som kan rymma de aktiviteter du planerar. Men, ha alltid en plan B för om det regnar – Svensk sommar är inte alltid pålitlig. Tips är att hyra ett tält ifall att! VI har flera olika tält att hyra i vårt sortiment.
- Se till att platsen har tillräckligt med utrymme för alla aktiviteter och att det finns bra tillgång till t.ex. vatten, el och parkering om det behövs.
Steg 3: Planera aktiviteter
- Hitta aktiviteter som passar dina gäster och typ av event. Du kan alltid fråga oss på Aktivitetshyra om hjälp eller kolla in vårt sortiment för inspiration. Vi har ett brett sortiment med bland annat hoppborgar, hinderbanor, vattenaktiviteter och mekaniska tjurar. Bara fantasin sätter gränser!
- Skapa ett program. Planera när varje aktivitet ska äga rum så du har koll på vad som ska hända när. Sedan kan du informera dina gäster i förväg så att de vet vad som väntar, eller så skapar förväntansfull stämning genom att inte avslöja i förväg vad som ska hända. Du bestämmer!
Steg 4: Säkerhet först
- Om du väljer att hyra utrustning är det viktigt att hålla koll på säkerheten. Aktivitetshyra erbjuder certifierade och årligen besiktigade produkter enligt EN14960-1:2019.
- Se även till att alla aktiviteter övervakas av utbildad personal för att minimera risken för olyckor.
Steg 5: Dekorationer och teman
- Det är inte bara aktiviteterna som ska passa eventet, se även till att dekorera ditt event med lämpliga dekorationer för att höja stämningen och skapa en helhet.
- Ibland är det lättare att bestämma ett tema att utgå ifrån för att skapa en röd tråd i eventet. Använd dekorationer som passar temat och välj aktiviteter som passar in. Vi på Aktivitetshyra kan hjälpa till att hitta passande aktiviteter till ditt tema.
Steg 6: Mat och dryck
- Mat och dryck är alltid uppskattat på fest! Ett smidigt alternativ är catering, se till att beställa mat och dryck som passar för evenemanget. Tänk på att inkludera alternativ för olika allergier, dieter och preferenser.
- Se vårt sortiment för fun food och snacks där du hittar allt från popcornmaskiner till kaffe och slush.
Steg 7: Musik och DJ
- Levande musik eller DJ: Hyra en DJ eller ett band för att hålla stämningen på topp. Vi på Aktivitetshyra kan bidra med högtalare och LED-skärmar för ultimat partystämning. Se vårt tekniksortiment här.
Steg 8: Bjud in gästerna
- Glöm inte bort att bjuda in dina gäster! Utan gäster, inget event. Skicka ut inbjudningar i god tid och använd sociala medier för att sprida ordet om ditt evenemang.
- Håll dina gäster informerade om tid, plats och eventuella ändringar.
Steg 9: Dagen för eventet
- Förbered: Se till att all utrustning är på plats och testad innan gästerna anländer. På så sätt undviker du onödig stress och frustration under eventet.
- Ha en ansvarig person eller ett team som övervakar evenemanget och ser till att allt går smidigt.
Steg 10: Avslutning och nedmontering
- Kom ihåg att planera för städning efter eventet. Tråkigt men nödvändigt.
- Utvärdera! Ta med dig vad som gick bra och vad som kan förbättras till nästa gång så du är redo för nästa event.
Minnesvärda sommarevent
Genom att följa dessa steg kan du arrangera ett säkert, roligt och minnesvärt sommarevent. Vill du boka något av Aktivitetshyras aktiviteter är vi bara ett mejl bort. Lycka till med planeringen!
Känns detta som en rolig för ert nästa arrangemang?
Ta kontakt med oss så hjälper vi till med hela planeringen och hittar ett alternativ som passar för just er 🙂
Kom ihåg att vi levererar över hela Sverige!
Se mer vad vi har gjort
Under året som vart har vi aktivt arbetat med för att skapa tillfällen där barn och unga fått möjlighet att leka tillsammans på ett smittsäkert sätt! Nu har vi möjligheten att hjälpa er. Vi åker över hela Sverige så tveka inte att ta kontakt med oss.
Era ungdomar kanske känner igen oss från serien SPLASH på Youtube!